株式会社StackPiles（以下、当社）は、ステークホルダーの皆様から取得した個人情報の重要性を認識し、保護することを当社の事業活動の基本であると共に経営上の最重要な課題の一つと考えています。

皆様へ安心・安全・信頼のサービスを提供していくため、以下のような基本方針を定め全社員に周知徹底を図り、これを遵守しています。

1、基本方針


  1. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また、個人情報保護に関する社内規定（以下、当社規定）を定め、これを実施し、維持すると共に、継続的な改善に努めます。
  2. 当社は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
  3. 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
  4. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
  5. 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。

2023年5月21日制定
株式会社StackPiles 代表 中　翔吾

2、個人情報の利用目的

当社は、お客様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意を頂いた上で利用します。当社が保有する個人情報の利用目的は下記の通りです。

  1. お客様に関する個人情報
    • お客様との商談、お打ち合わせ等
    • 商品、資料等の発送
    • サービス、イベント等のご案内送付
    • 顧客サポート、メンテナンスの提供
    • お問い合わせ・ご相談への対応
    • 各種会員制サービスの提供
    • サービス開発、アンケート調査実施、モニター等の実施
    • 契約の履行
  2. 採用応募者に関する個人情報
    • 採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
    • 当社での採用業務管理

3、個人情報の適正な取得

当社では、個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行います。

4、個人情報の提供

  1. 当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。
    1. お客様の同意がある場合
    2. 法令に基づく場合
    3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
    4. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
    5. 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
  2. 当社は、上記（1）に関わらず、お客様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当社の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、お客様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、お客様は当社に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。

5、個人情報に関するお問い合わせ

お客様の個人情報の開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

6、その他の事項

1. アクセス情報について
当サイトでは、より良いサービスをご提供させて頂くために、アクセスログ情報を取得する場合がございます。予めご了承下さい。アクセスログの取得はお客様の個人情報を特定することを目的としたものではありません。
2. クッキーについて
当サイトでは、より快適にご利用して頂くために、サイトの一部でクッキー (Cookie)を使用しております。クッキー及びIPアドレス情報については、それら単独では特定の個人を識別することができないため、個人情報とは考えておりません。なお、クッキー情報については、ブラウザの設定で拒否することが可能です。

7、Gmail連携における情報の取扱い

対象となる機能

本項は、当社が管理する活動用アカウントで利用する「Notoha Works メール連携」に適用します。本連携は現在準備中であり、利用開始後は以下の方針で情報を取り扱います。一般のお客様の個人用Gmailアカウントを接続するサービスではありません。

取得する情報と利用目的

アカウント所有者によるGoogleの認可後、Gmail APIを通じて、アカウントのメールアドレス、メールの送信者・宛先・件名・本文・日時、添付ファイル、会話・メッセージの識別情報、下書き、ラベルや既読状態などを、必要な操作に応じて取得・処理します。これらは、メールの確認・検索・送受信・返信・整理、関連する連絡業務の継続と処理結果の確認のために利用します。

AI処理と外部への提供

メールの内容を理解し、整理や返信などを行うため、必要なメール内容や添付の情報をOpenAIのAIサービスへ送信して処理する場合があります。また、メールの送信・返信時には、送信内容と添付ファイルを宛先へ送ります。Googleから取得した情報を販売したり、広告配信、信用判断、汎用AIモデルの学習のために利用・提供したりしません。

Google APIから取得した情報は、Google API Services User Data PolicyおよびGoogle Workspaceのデータ利用条件に従い、限定的利用（Limited Use）の要件を遵守して取り扱います。

保存と削除

Gmail内のメール・添付ファイルとは別に、処理に必要な内容、添付ファイルや処理結果の記録を当社管理の環境に保存する場合があります。保存期間は一律には定めず、連絡業務の継続、処理結果の確認、法令への対応などに必要な範囲・期間に限って保持し、その必要がなくなった情報は削除します。業務記録に含まれる情報は、元のメールの処理完了後も、これらの目的に必要な間は残る場合があります。

障害からの復旧に必要な記録は、バックアップにも保存する場合があります。バックアップは復旧に必要な間保持し、削除への対応時には複製先も確認します。Gmail上の削除や本連携の解除だけで、当社側の記録やバックアップまで直ちに消去されるわけではありません。

OpenAIへ送信した情報には、利用するサービスの規約、プライバシー条件およびデータ設定が適用されます。当社は汎用モデルの学習に利用されない設定で使用しますが、これは処理に伴う保存が一切ないことを意味しません。当社側の保存期間や削除操作が、そのままOpenAI側にも適用されるものではありません。

連携の解除とお問い合わせ

アカウント所有者は、Googleアカウントの第三者アプリとの接続管理から、本連携へのアクセスを取り消すことができます。アクセスの取消しは、新たなGmail APIアクセスを止めるものであり、すでに保存された情報を自動的に消去する操作ではありません。

保存済み情報の確認や削除については、当社のお問い合わせフォームよりご連絡ください。本人確認と対象情報の特定を行い、関連する記録・バックアップを含めて対応します。法令上の保存義務などにより削除できない情報がある場合は、その理由と対応範囲をお知らせします。